Làm thế nào để Tổ Chức Lễ Khai Trương Hoành Tráng?

LỄ KHAI TRƯƠNG KHỞI ĐẦU CHO THÀNH CÔNG

Lễ khai trương là sự kiện vô cùng quan trọng đối với một tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp, là một hoạt động khởi đầu cho một chặng đường mới của một chi nhành, doanh nghiệp, vì điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý kinh doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu đặc ra một tổ chức, cá nhân sắp sửa lại lễ khai trương cần phải có những bước chuẩn bị và quy trình thực hiện chu đáo và cẩn thận. Hãy cùng Window World tìm hiểu các bước sau đây:

1. Lên danh sách số lượng khách hàng mời

Tư vấn cho khách hàng về số lượng khách mời và phân khúc khách mời. Thông thường khách mời sẽ được chia làm 2 đối tượng : VIP và khách thường
Trong khách VIP được chia ra làm 3 đối tượng chính bao gồm : Lãnh đạo cấp cao, Quan chức địa phương và khách hàng mục tiêu.

3. Thiết kế

Lên ý tưởng và thiế kế layout và sơ đồ tổng thể cho từng khu vực diễn ra chương trình; bao gồm khu vực tổ chức lễ, sân khấu, khu vực để xe, hướng dẫn khách tham dự, thiết kế thư mời, banner, bannerol, backdrop….

2. Khảo sát địa điểm

Vì là một địa điểm mới, chưa có sự ổn định về mọi mặt nên cần phải khảo sát kỹ lưỡng về kích thước, điện , nước, giao thông đi lại. Tìm ra những hạn chế và rủi ro tại địa điểm này để đề xuất những giải pháp phù hợp cho khách hàng.

4. Lên Concept

Một chương trình được thực hiện theo một concept nhất định sẽ đem lại sự thống nhất trong từng chi tiết và đạt được những hiệu quả nhất định cho sự kiện. Dựa trên những ý tưởng về concept cho từng sự kiện khác nhau, đi từ thiết kế, không gian cho đến kịch bản sẽ theo một concept thống nhất, xuyên suốt chương trình. Kịch bản được xây dựng dựa trên concept có sẵ, được viết bằng song ngữ và chuyển cho khách hàng xem qua và thống nhất trước ngày diễn ra chương trình. Lưu ý: Bạn nên lựa chọn MC phù hợp với từng concept của chương trình nhé.


5. In ấn

Việc in ấn và chuyển thư mời đến tận tay khách mời phải được tư vấn thận trọng ,cần đảm bảo thống nhất từ mẫu mã , chất liệu giấy đến hình thức gửi thư mời sao cho hợp lý và không tốn nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo được thư mời đến tận tay khách mời.

6. Xin Giấy phép

Để thực hiện mục đích truyền thông cho sự kiện, cần phải tiến hành xin giấy phép theo banner, phướn quảng cáo ở Sở Văn hóa và du lịch , xin giấy phép tổ chức sự kiện, để đảm bảo được sự chính thống và sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Đã có rất nhiều bài học xương máu được rút ra từ việc làm đi làm lại vẫn chưa theo yêu cầu của sở VHTT & DL các tỉnh sở tại. Các lưu ý này các bạn vui lòng tham khảo trong bài viết riêng cho mục “ thủ tục xin giấy phép bảng rộng, cờ , phướn sự kiện”

7. Tiến hành tổ chức lễ khai trương

Thường chia làm 3 khu vực: Khu vực nhận diện thương hiệu, khu vực lễ, khu vực tiệc
 * Tại khu vực nhận diện thương hiệu
 * Thi công dàn dựng trang trí
– Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ chuối xung quanh khu vực lễ
– Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào, thường nên setup cổng chào thành một thể thống nhất với concept của chương trình. Hạn chế dùng cổng hơi có sẵn vì sẽ không có ý tưởng mới hình thành từ đó, lưu ý nên có bóng khi cầu các bạn nhé.
– Cột barrier và thảm đỏ: đây là mặt tiền và mang tính chất đặc trưng không thể bỏ qua nên các bạn phải chọn thật kỹ những cọc Inox, dây nhung mới, sạch sẽ nhé.
– Lắp đặt nhà bạt: Nên trang trí la phông trần và quấn cột nhà bạt, gram màu thì chọn theo màu của concept, theo màu sắc thương hiệu của công ty, chi nhánh, doanh nghiệp…(ví dụ :Techcombank thì chọn : đỏ- trắng, còn VNPT thì xanh- trắng)
– Sân khấu: Các bạn nên chọn kích thước sân khấu phù hợp với kịch bản của chương trình, xác định số lượng người cắt băng khách thành, bao nhiêu tiết mục văn nghệ, số lượng người từng thiết mục, kích thước đội lân, trống… để tư vấn kích thước sân khấu phù hợp và đẹp mắt.


"Một điều đáng lưu ý là không nên dùng váy quây mà nên dùng thảm căng thật phẳng , vì váy quây sẽ trông rất quê."

– Backdrop: Đã có nhiều lỗi liên quen đến việc căng backdrop nhăn nheo, nối bạt không khớp, thông tin trên backdrop sai lỗi chính tả…các bạn nên lưu ý kiểm tra kĩ nhé.
– Thảm trải:  Thảm nên được trải trước sự kiện tầm 2 tiếng trước lúc bắt đầu để tránh trường hợp thảm bị dơ.
– Bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí: Bàn ghế VIP nên được phân biệt rõ ( màu sắc, nơ..) để thêm long trọng hơn.
– Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành: Chốt số lượng đại biểu cắt băng để chuẩn bị Lễ tân và dụng cụ cho đầy đủ.
– Khu vực tiệc: Việc thống nhất giữa trang trí sân khấu, chương trình nghệ thuật, kịch bản MC cần phải theo concept để tạo hiệu ứng tốt hơn cho chương trình. Nên chọn MC nam để phần tiệc trở nên hiệu quả hơn. Trong phần này, việc setup âm thanh, ánh sáng, sân khấu cần chuẩn bị kỹ lưỡng, đi theo diễn tiến của kịch bản chương trình sẽ mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều. Gợi ý cho bạn phần cuối cùng của chương trình nên có DJ để khuấy động chương trình, góp phần hoàn thành trọn vẹn chương trình hơn. ( nếu kinh phí cho phép)
– Dọn dẹp vệ sinh: Để đảm bảo vệ sinh và tính chuyên nghiệp chương trình, chúng ta cần có một đội ngũ vệ sinh trước và sau chương trình nhé.

Nội dung lễ khai trương

– Tiếp tân (có thể do bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phục đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời. Tiếp tân cần được chọn lọc kĩ và có sự đồng đều, mang tính chuyên nghiệp sẽ giúp ít tốn thời gian và làm chương trình

– Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu):
Nếu công ty quy mô nhỏ thì nên dùng 4 lân, 8 trống. Công ty lớn thì nên dùng 6-8 lân, 12-16 trống là phù hợp nhất.

– Văn nghệ chào mừng: Nên có 1 tiết mục trống hội và 1 tiết mục múa lân để thêm phần long trọng  rồi vào nghi thức là vừa. Những tiết mục còn lại nên cho vào phần tiệc sẽ hay hơn.

– Dẫn chương trình (nắm rõ diễn tiến kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên Tổ chức cung cấp). Tuy nhiên để chuyên nghiệp hơn nên mời các MC của các đài truyền hình. MC cần linh hoạt xử lý tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong chương trình.

– Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

– Giới thiệu đại biểu: BTC cần chốt lại danh sách đại biểu với MC ngay trước giờ diễn ra chương trình. Tránh tình trạng giới thiệu đại biểu mà đại biểu không tới.

– Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)

– Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt

– Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có). Lưu ý quà nên để trên bàn cho trang trọng, lịch sự tránh để dưới đất nhé.

8. Kết thúc buổi lễ khai trương

– Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
– Dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.
– Họp rút kinh nghiệm, chốt hạng mục nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

Chúng tôi luôn thấu hiếu những băn khoăn, trăn trở  của bạn dành cho buổi lễ khai trương trọng đại của công ty mình, với một đội ngũ chuyên nghiệp , với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức event sẽ tư vấn và cung cấp cho bạn những dịch vụ trọn gói tốt nhất cho bạn.
Bạn còn chần chờ gì nữa, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có một chương trình tổ chức lễ khai trương khánh thành ấn tượng và hoàn hảo, Hội tụ đội ngũ nhân sự có bề dày trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, với sự cộng tác của các nhà sản xuất hàng đầu, cùng năng lượng sáng tạo vượt trội.
Luôn lấy tiêu chí làm hài lòng khách hàng và để lại dấu ấn qua từng sự kiện làm tiêu chí hoạt động của chúng tôi.
Qua quá trình phấn đấu, công ty Window World Event  tự hào không chỉ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ sự kiện trọn gói tốt nhất, với thái độ  làm việc có trách nhiệm và chuyên nghiệp, luôn khẳng định vị thế của mình trên lĩnh vực tổ chức sự kiện.

>