KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ ĐỘNG THỔ – KHỞI CÔNG

KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ ĐỘNG THỔ – KHỞI CÔNG

Tổ chức lễ động thổ – khởi công của các Qúy cơ quan, doanh nghiệp với các dự án đầu tư là một hoạt động rất quan trọng và không thể thiếu. Tổ chức một buổi lễ thành công sẽ giúp quý khách hàng có niềm tin tốt đẹp với quá trình đầu tư, kinh doanh công trình đó. Dưới đây là các bước cơi bản để tổ chức một lễ động thổ – khởi công thành công, tiết kiệm và hiệu quả được rút ra sau nhiều năm thực hiện tổ chức các chương trình sự kiện của SỰ KIỆN TÂM LINH

  1. Chọn ngày cho lễ cúng khởi công:

Thông thường việc chọn ngày cho lễ cầu siêu sẽ được BTC nhờ các vị sư thầy hay các thầy phong thủy xem giúp. Các bài khấn cần được chuẩn bị kĩ lưỡng và in ra giấy các ban lãnh đạo.

  1. Thủ tục pháp lý:
  2. Các việc phải làm về mặt pháp lý như: kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án, giấy phép xin tổ chức lễ động thổ- khởi công với cơ quan chính quyền địa phương, các lực lượng liên quan: công an, dân phòng…
  3. Các bước chuẩn bị cho lễ khởi công- động thổ.

Tiến hành thủ tục xin giấy phép các cơ quan chức năng tổ chức lễ khởi công , xin giấy phép sở VH TT và DL về giấy phép treo banner, banderol, cờ phướn quảng bá.
Xi giấy phép chính quyền địa phương về xin phép tổ chức lễ khởi công – động thổi. Thông thường việc bày nên giao cho công ty tổ chức sự kiện trọn gói làm vì những thủ tục và hồ sơ rất phức tạp.
 
Các bước chuẩn bị và thực hiện phải thật chu đáo và cẩn thận :

  1. Lên danh sách số lượng khách mời :

Công ty tổ chức sự kiện trọn gói sẽ tư vấn cho khách hàng về số lượng khách mời và phân khúc khách mời. Thông thường được chia thành 2 đối tượng : VIP  và thường.
Trong khách mời VIP thì chia làm 3 đối tượng chính : Lãnh đạo cấp cao, quan chức địa phương và khách hàng chiến lược.

  1. Khảo sát địa điểm:

Do địa điểm mới chưa có sự ổn định nên việc khảo sát phải được thực hiện kỹ lưỡng về diện tích, điện nước, không gian có bị hạn chế và những rủi ro nào có thể xảy ra. Lên phương án dự phòng nếu trời mời, tốt nhất nên có một khu riêng để làm nghi lễ cúng, một khu riêng để làm nghi lễ động thổi và một khu riêng để đãi tiệc.

  1. Thiết kế.

Thiếtkế layout tổngthể và in vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mới, banner, bannerol, backdrop sân khấu…

  1. Lên Concept:

Lên kế hoạch tổ chức và viết kịch bản cho buổi lễ. Chú ý lựa chọn MC phù hợp với concept chương trình đưa ra.

  1. In ấn :

In ấn và phát hành thư mời cũng rất quan trọng, từ việc thống nhất mẫu mã, chất liệu giấy và tư vấn cách gửi thư mời cho khách cần phải rất thận trọng.

  1. Tiến hành tổ chức lễ Động Thổ-Khởi công:

Thường chia làm 3 khuvực: Hệ thống nhận diện thương hiệu, khu lễ và khu tiệc .
+ Hệ thống nhận diện thương hiệu:

  • Thi công dàn dựng trang trí

– Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ chuối xung quanh khu vực lễ
– Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào, thường nên setup cổng chào thành một thể thống nhất với concept của chương trình. Hạn chế dùng cổng hơi có sẵn vì không có ý tưởng mới từ đó, lưu ý nên có bóng khí cầu các bạn nhé.
– Cột barrier và thảm đỏ: đây là mặt tiền và là đặc trưng không thể bỏ qua nên các bạn phải chọn thật kỹ những cọc Inox, dây nhung mới, sạch sẽ nhé.
– Lắp đặt nhà bạt: Nên trang trí la phông trần và quấn cột nhà bạt, gam màu thì chọn theo màu của concept và màu đặc trưng của thương hiệu. Ví dụ như: Techcombank thì chọn : đỏ- trắng, còn VNPT thì xanh- trắng.
– Sân khấu: Các bạn nên chọn kích thước sân khấu phù hợp với kịch bản chương trình; có bao nhiêu tiết mục văn nghệ, có bao nhiều người động thổ, có bao nhiêu lần để tư vấn kích thước phù hợp.
Một điều nữa các bạn cần lưu ý ; không nên dùng váy quay mà nên dùng thảm căng thật phẳng đẹp vì váy quây nhìn rất quê.
– Backdrop:  Đã có nhiều lỗi liên quan đễn việc căng backdrop nhăn nheo, nối bạt không khớp rồi sai lỗi chính tả nên các bạn lưu ý kĩ nhé
– Thảm trải: Thảm nên trải trước sự kiện hai tiếng thôi vì trải sớm sẽ bị dơ
– Bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí: Bàn ghế VIP nên phân biệt màu đón tiếp long trọng hơn
+ Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành: Chốt số lượng đại biểu cắt băng để chuẩn bị Lễ tân và dụng cụ cho đầy đủ.
+ Khu vực tiệc: Sân khấu, chương trình nghệ thuật của bữa tiệc phải phù hợp với concept của chương trình. Nên chọn MC nam cho buổi tiệc được hiệu quả hơn. Trong phần này việc setup âm thanh, ánh sáng, sân khấu cần chuẩn bị kỹ lưỡng, kịch bản phù hợp thì hiệu quả sẽ cao hơn rất nhiều.
– Dọn dẹp vệ sinh: Chúng ta cần có 1 đội vệ sinh chuyên nghiệp để vệ sinh trước và sau chương trình.
+ Nội dung lễ Động Thổ- Khởi Công.
– Tiếp tân (có thể do bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phục đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời
– Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu): Nếu  công ty quy mô nhỏ nên dùng 4 lân, 8 trống. Công ty lớn nên dùng từ 6 đến 8 lần, từ 12 đến 16 trống.
– Văn nghệ chào mừng: Nên 1 tiết mục trống hội và 1 tiết mục múa lân rồi vào nghi thức là vừa.Phần còn lại cho vào tiệc sẽ hay hơn. – Dẫn chương trình (nắm rõ diễn tiến của kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên Tổ chức cung cấp). Tuy nhiên để chuyên nghiệp thì nên mời MC chuyên nghiệp của các đài truyền hình.
– Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.
– Giới thiệu đại biểu: BTC cần chốt lại danh sách đại biểu với MC ngay  trước giờ diễn ra chương trình. Tránh tình trạng giới  thiệu đại biểu mà đại biểu không tới.
– Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)
– Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt
– Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có). Lưu ý quà nên để trên bàn cho trang trọng, lịch sự tránh để dưới đất nhé.

  1. Kết thúc buổi lễ khai trương

– Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
– Dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.
– Họp rút kinh nghiệm, chốt hạng mục nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
Những hạng mục cơ bản nên có khi tổ chức lễ Độngthổ- Khởicông:
– Thiết kế sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu
– Cho thuê thảm lót sàn, cổng hơi, rối hơi
– Cho thuê bộ dụng cụ khởi công:
– Thiết kế hệ thống nhà bạt, nhà dù
– Cung cấp, cho thuê ghế ngồi đại biểu
– Cung cấp MC dẫn chương trình
– Đoàn múa lân sư rồng, trống hội: chúc mừng phát lộc phát tài
– Cung cấp PG tiếp đón khách tham dự
– Cung cấp nhân sự: MC, PG, PB, ca sĩ, vũđoàn.
– Nhà vệ sinh di động.
Những nội dung cơ bản nên có khi tổ chức lễ Động thổi – Khởi công

  • Giới thiệu phát biểu của chủ đầu tư.
  • Giới thiệu phát biểu của lãnh đạo chính quyền địa phương ( nếu có ).
  • Nghi thức lể khởi công: mời đại biểu tiển về khu vực hộc cát đeo găng tay, đội mũ bảo hộ. khi phát lệnh khởi công các đại biểu xúc cát đổ xuống đất
  • Tiếp tân tiễn khách ra về.
  • Kết thúc buổi lễ.
  • Tháo dỡ thu don tất cả thiết bị.
  • Trả mặt bằng cho đon vị xây lắp

Hội tụ đội ngũ nhân sự có bề dày trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, với sự cộng tác của các nhà sản xuất hàng đầu, cùng năng lượng sáng tạo vượt trội. Luôn lấy tiêu chí làm hài lòng khách hàng và để lại dấu ấn qua từng sự kiện làm tiêu chí hoạt động của chúng tôi.Qua quá trình phấn đấu, công ty Window World Event  tự hào không chỉ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ sự kiện trọn gói tốt nhất, với thái độ  làm việc có trách nhiệm và chuyên nghiệp, luôn khẳng định vị thế của mình trên lĩnh vực tổ chức sự kiện.
CÔNG TY CP TM DV WINDOW WORLD
Địa chỉ: 12/4 Huỳnh Tịnh Của, phường 8, quận 3, TP.HCM
Hotline: (028) 224 66669 -0909 282 687
Email: anntt@windowworld.com.vn
Skype: tochucsukientrongoi
Một số hình ảnh lễ động thổ, khánh thành , khởi công tham khảo :
 
 
 
 
 
 
 

>